Zérodette Cabinet de Courtage inc. et Zérodette Académie inc. (« Zerodette », « nous » ou « notre ») accorde une grande importance à la protection de la vie privée et est résolue à protéger les renseignements personnels qu’elle recueille dans le cadre de ses activités. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit en termes simples et clairs la manière dont nous respectons nos obligations en matière de protection des renseignements personnels et plus spécifiquement nos pratiques à l’égard de la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de vos renseignements personnels. Notre responsable de la protection des renseignements personnels (le « Responsable PRP »), dont les coordonnées complètes se trouvent à la section 9, veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Politique.

Afin d’assurer la mise en œuvre de la Politique, soyez assurés que nous avons mis en place des pratiques internes concernant la gestion de vos renseignements personnels. Ces pratiques incluent notamment des encadrements concernant :

• La sécurité de vos renseignements personnels;
• La gestion et la prévention des incidents de confidentialité;
• La réalisation d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
• La conservation de vos renseignements tout au long de leur cycle de vie.

Notre engagement envers vous est clair : 

• Faire preuve de concision, de clarté et de transparence;
• Obtenir votre consentement lorsque nécessaire;
• Vous permettre d’exercer vos droits concernant vos renseignements personnels;
• Protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.

Notre Politique a été élaborée en conformité avec les lois applicables en matière de protection de la vie privée, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1.

En utilisant notre Site Web, en vous inscrivant à notre plateforme de formation, Zerodette, ou en communiquant avec nous, vous acceptez les pratiques contenues à cette Politique.

À qui s’adresse notre politique?

La Politique s’applique aux renseignements personnels recueillis dans le cadre de toutes nos activités, incluant les renseignements personnels que nous recueillons à l’égard de nos employés et de tous candidats à un emploi chez nous. Elle s’applique notamment aux renseignements personnels recueillis lorsque vous visitez notre site Web www.zerodette.com (le « Site Web ») lorsque vous visitez notre plateforme de formation en ligne, ou vous y inscrivez et lorsque vous nous contactez par tout autre moyen de communication.

Toutefois, sachez que vous demeurez responsable de la protection de vos renseignements personnels lorsque vous consultez le contenu d’autres sites Web tiers. Notre Politique ne s’applique pas à la collecte, à l’utilisation, à la communication ou à la conservation de vos renseignements personnels par d’autres sites Web, même si certains liens sur notre site Web pourraient vous permettre d’accéder au contenu d’autres tiers. Nous ne sommes pas responsables de leur politique relative à la protection des renseignements personnels et nous vous encourageons à lire les avis ou politiques relatifs à la protection des renseignements personnels régissant ces tiers.

Quels renseignements personnels recueillons-nous et pour quelles fins?

Un renseignement personnel signifie tout renseignement concernant une personne physique et permettant de l’identifier directement ou indirectement, qu’il soit pris séparément ou combiné à d’autres renseignements. Pour plus de clarté, est un renseignement personnel tout renseignement qui permet d’identifier :

• directement une personne, par exemple une photocopie d’une pièce d’identité gouvernementale, un numéro d’assurance sociale; ou 
• indirectement par la combinaison de plusieurs éléments spécifiques, par exemple un le poste occupé dans l’organisation accolé au nombre d’années de service et au degré de scolarité.

Sachez que nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires dans le cadre de nos activités, par exemple afin de vous offrir nos services ou de gérer votre relation d’emploi avec nous. Vous trouverez ci-dessous les catégories de renseignements personnels que nous recueillons ainsi que des exemples pour chacune des catégories. Ces renseignements sont tous recueillis pour une finalité spécifique détaillée ci-après.

Sauf dans les cas prévus par la loi, si nous devons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles mentionnées dans la Politique, nous obtiendrons votre consentement avant d’utiliser ces renseignements.

Nous recueillons vos renseignements personnels, dans les limites autorisées par la loi afin de :

DANS UN CONTEXTE D’EMPLOI

Gérer notre relation de travail avec vous

Tout au long de votre relation avec nous, nous traiterons vos renseignements personnels afin de gérer adéquatement la relation de travail et votre contrat de travail en fonction notamment de nos obligations contractuelles, des besoins de notre entreprise ou encore selon vos besoins en tant qu’employés. À ce titre, cela pourra inclure les activités suivantes :

• Gérer le versement de la paie;
• Procéder aux évaluations de performance;
• Administrer les régimes d’avantages sociaux;
• Mettre fin au contrat de travail.

À ce titre, nous recueillons par exemple vos coordonnées bancaires dans le cadre du traitement de la paie ou encore les coordonnées d’urgence de l’un de vos proches en cas d’accident. 

Recruter de nouveaux candidats 

Lorsque vous déposez votre candidature dans le cadre d’un emploi chez nous, nous collectons les renseignements personnels nécessaires afin de répondre à vos questions ou afin d’évaluer votre candidature. À ce titre, nous pouvons par exemple :

• Procéder à des vérifications préalables à l’emploi (vérification des conflits d’intérêts, vérifications du casier judiciaire, vérifications de vos références, etc.);

• Vous questionner quant à vos attentes salariales et quant aux conditions de travail attendues.

Dans l’atteinte de cette finalité, nous recueillons notamment des informations liées à votre formation et à votre éducation ou encore à vos antécédents professionnels, les renseignements que vous nous avez divulgués dans votre curriculum vitae ainsi que toute autre information nécessaire en vertu de la législation applicable aux secteurs d’activités de notre entreprise. 

Satisfaire nos obligations légales et réglementaires 

Dans l’exploitation de notre entreprise, nous devons nous conformer à certaines obligations légales et réglementaires. Nous avons donc l’obligation de recueillir vos renseignements afin de, par exemple :

• Nous conformer à la Loi de l’impôt sur le revenu;
• Nous défendre en cas de réclamations ou de demandes en justice.

LORS DE VOTRE INSCRIPTION ET LORSQUE VOUS UTILISEZ DE NOTRE PLATEFORME DE FORMATION EN LIGNE – ZERODETTE

Créer votre compte client 

Lors de votre inscription à notre plateforme de formation ou lorsque vous devenez client de notre cabinet de courtage, nous avons notamment besoin de colliger votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et vos informations de carte de crédit. Ces renseignements personnels sont nécessaires afin de vos connecter à votre compte client ou nous permettent d’opérer le paiement.

Vous permettre de bénéficier de nos services de formation

Lorsque vous devenez client et lorsque vous utilisez notre plateforme de formation en ligne, nous colligeons des renseignements personnels lors de nos rencontres avec vous, notamment des renseignements que vous nous partagez au sujet de vos finances et de vos objectifs. Des rencontres de groupe et des formations dispensées en ligne peuvent également être enregistrées au bénéfice des autres clients ne pouvant assister en direct à ces événements. Vos questions et interventions, si vous décidez de participer, pourraient alors être enregistrées.

DANS TOUT AUTRE CONTEXTE

Vous identifier ou vous authentifier

Lorsque nous souhaitons vous inscrire en tant que nouveaux clients dans le cadre de nos services de courtage hypothécaire, nous avons besoin de certains renseignements afin de vous identifier. Ces informations serviront notamment à retrouver votre dossier et à nous assurer que vos informations sont associées à votre compte lorsque vous communiquez avec nous par exemple.

Dans l’atteinte de cette finalité, nous recueillons principalement des renseignements d’identité et des coordonnées, par exemple, votre nom, votre prénom, votre adresse de courriel et votre numéro de téléphone. Si vous agissez pour une organisation, nous recueillons non seulement des informations relatives à votre organisation, lesquelles ne sont pas visées par cette politique, mais également certains renseignements relatifs à des personnes contacts au sein de celle-ci, lesquels sont des renseignements personnels visés par cette politique.

Vous fournir nos services conseils 

Lorsque vous faites affaire avec nous, il nous est nécessaire de traiter certains de vos renseignements afin notamment de vous conseiller adéquatement en fonction de vos besoins, de répondre à toutes interrogations que vous pourriez avoir, de traiter vos plaintes et de vous assister dans toutes vos démarches.

Dans l’atteinte de cette finalité, nous recueillons principalement des renseignements relatifs à vos besoins, à votre dossier financier ou encore des renseignements relatifs à la facturation de nos services. À ce propos, nous pourrions avoir besoin de collecter des informations en lien avec votre bureau de crédit, des renseignements sur vos propriétés et vos revenus.

Communiquer avec vous 

Dans le cadre de notre relation d’affaires avec vous, il est possible que nous devions communiquer avec vous de temps à autre, par exemple afin de vous informer de changements importants applicables à nos services ou de modifications apportées à la présente Politique

Pour ce faire, nous recueillons et utilisons principalement des renseignements relatifs à votre identité et vos coordonnées. 

Satisfaire nos obligations légales et réglementaires 

Dans l’exploitation de notre entreprise, nous devons nous conformer à certaines obligations légales et réglementaires. Nous avons donc l’obligation de recueillir vos renseignements afin de nous conformer à certaines exigences fiscales par exemple.

Vous envoyer des infolettres ou toute autre communication par voie électronique, courrier papier et téléphone

Afin de vous offrir un service plus personnalisé, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels afin de vous communiquer des infolettres.

Sachez que nous vous transmettrons uniquement ces communications si vous avez, dans les cas où la loi l’exige, choisi de les recevoir et que vous avez l’occasion de retirer votre consentement en tout temps.

Opérer notre Site Web 

Afin de nous assurer que le contenu figurant sur notre Site Web est présenté de façon efficace, nous devons surveiller les activités ayant cours sur le Site Web à l’aide de témoins de connexion (cookies). Ces analyses peuvent impliquer certains renseignements personnels.

De plus, si vous activez ces fonctionnalités, certains témoins de publicité sont utilisés pour fournir aux visiteurs du Site Web des publicités personnalisées basées sur les pages visitées précédemment et servent à analyser l’efficacité de nos campagne publicitaire. D’autre nous permettent de recueillir des renseignements sur l’utilisation du Site Web. Les renseignements recueillis servent ensuite à créer des rapports portant sur l’utilisation de notre Site Web. Ces témoins sont notamment Google Analytics, Google Tag Manager et Meta Pixel.

En plus du bandeau [Note BCF : insérer un lien URL vers le bandeau le cas échéant.] permettant d’accepter, refuser et paramétrer les cookies utilisés, la plupart des navigateurs vous permettent de refuser de recevoir des cookies et de supprimer les cookies.

Cependant, sachez que le fait de bloquer l’accès à tous les cookies pourrait nuire à la qualité d’utilisation Site Web. À ce propos, si vous bloquez l’accès à tous les cookies, vous ne serez pas en mesure d’utiliser toutes les fonctions de notre Site Web.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Les circonstances suivant lesquelles Zerodette peut recueillir des renseignements personnels vous concernant comprennent les suivantes :

Collecte de renseignements personnels directement auprès des personnes concernées

La plupart du temps, Zerodette recueille des renseignements personnels directement auprès de la personne concernée. Par exemple : 

• Lorsque vous cherchez à obtenir des conseils ou autres services auprès de nous;
• Lorsque votre entreprise ou vous offrez de nous fournir, ou nous fournissez, des services;
• Lorsque vous vous inscrivez à notre plateforme de formation en ligne;
• Lorsque vous communiquez avec nous par téléphone, par courriel, par le biais de notre Site Web ou par d’autres moyens, ou lorsque vous nous fournissez directement d’autres renseignements, notamment dans le cadre de conversations tenues avec nos professionnels ou tout autre membre de l’équipe de Zerodette;
• Par le biais de notre Site Web;
• Lorsque vous soumettez votre candidature dans le cadre d’un emploi.
• Collecte de renseignements personnels auprès de tiers 

Zerodette ne recueillera des renseignements personnels sur une personne concernée auprès d’autres tiers qu’après avoir obtenu le consentement de la personne concernée ou dans la mesure où la loi l’autorise, auprès de votre ancien employeur, auprès de partenaires commerciaux ou auprès d’agences d’évaluation du crédit, par exemple.

Dans certaines circonstances, Zerodette pourrait devoir, en vertu des lois applicables, recueillir, utiliser, conserver ou communiquer les renseignements personnels d’une personne concernée sans qu’elle le sache ou y consente.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous sommes résolus à protéger les renseignements personnels en notre possession conformément aux standards de notre industrie. Pour ce faire, nous mettons en place les mesures de sécurité raisonnable afin de protéger vos renseignements personnels Nos mesures de sécurité sont adaptées notamment en fonction de la quantité de renseignements personnels et de la sensibilité de ceux-ci.

Zerodette déploie les mesures raisonnables pour prévenir l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée de renseignements personnels ainsi que la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement (un « Incident de confidentialité »).

Tout Incident de confidentialité, qu’il soit potentiel ou réel, est pris au sérieux et sera communiqué aux autorités de contrôle et aux personnes concernées conformément à la loi.

Cependant, sachez que la transmission de renseignements par Internet n’est pas complètement sécuritaire. Bien que Zerodette fasse de son mieux afin de protéger les renseignements personnels d’une personne concernée, Zerodette ne peut pas garantir la sécurité des transmissions de renseignements par Internet. Lorsque nous aurons reçu les renseignements d’une personne concernée, nous appliquerons nos mesures de sécurité afin de tenter de prévenir tout Incident de confidentialité.

Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis ou si vous avez des craintes à ce sujet, nous vous invitons à contacter notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.

À qui pouvons-nous communiquer vos renseignements personnels? 

Au sein de notre entreprise, l’accès à vos renseignements personnels est limité aux employés pour qui il est nécessaire d’y avoir accès dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions. Ces derniers sont sensibilisés à la protection des renseignements personnels et sont soumis à des engagements de confidentialité qui perdurent au-delà du lien d’emploi.

Nous communiquons également certains de vos renseignements personnels à l’extérieur de notre entreprise. Soyez assurés que nous exigeons que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels respectent les standards prévus par la loi ainsi que les mesures de sécurité nécessaires à la protection de vos renseignements personnels. Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels et nous les communiquons uniquement dans les cas prévus par la loi ou lorsque nous avons obtenu votre consentement.

À nos fournisseurs de service et partenaires 

Afin de réaliser certaines finalités décrites dans la Politique, notamment pour nous permettre de rendre disponible du contenu de formation de qualité en ayant recours aux services de formateurs d’expérience. Nous faisons donc affaire avec des fournisseurs de service à qui nous pourrions communiquer ou donner accès à vos renseignements personnels lorsque cela est nécessaire à l’exécution de leur contrat de service.

Cependant, soyez assurés que nous mettons en place des contrats écrits avec nos fournisseurs de service notamment afin de : 

• Garantir la confidentialité de vos renseignements personnels;
• S’assurer que les renseignements sont utilisés uniquement pour l’exécution du service;
• S’assurer que le fournisseur ne conserve aucun renseignement personnel lorsque cela n’est plus nécessaire à l’exécution du service, sous réserve de ceux contenus dans des systèmes de sauvegarde qui seront supprimés selon le cycle de suppression prédéterminé par le fournisseur;
• S’assurer que le fournisseur de service communique avec nous immédiatement dans l’éventualité de la survenance d’un incident de confidentialité ou de toutes tentatives à cet effet.

Les catégories de fournisseur de service avec qui nous faisons affaire comprennent les suivantes:

• Consultants, entre autres, des formateurs indépendants qui rendent disponible du contenu via notre plateforme de formation Zerodette;
• Services informatiques et techniques;
• Développeur d’application ou développeur Web;
• Service d’hébergement infonuagique;
• Système de traitement de la paie;
• Plateformes de médias sociaux et autres partenaires marketing incluant des tiers liés à l’utilisation de cookies.

À nos différentes entités légales du même groupe 

Nous communiquons certains de vos renseignements personnels à d’autres entités légales appartenant à notre groupe lorsque cela est nécessaire afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires et afin de vous offrir nos services.

À des tribunaux, des autorités chargées de l’application des lois, des autorités de réglementation, des fonctionnaires ou des procureurs 

Plus spécifiquement, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels pour donner suite à un mandat de perquisition, pour répondre à un organisme d’enquête, pour donner suite à une ordonnance du tribunal, si nous croyons que la communication est indispensable afin de respecter les lois applicables, si la loi l’exige, dans le cadre de l’exercice d’une réclamation en justice ou pour faire valoir un moyen de défense.

À d’autres entités tierces 

Nous devons parfois communiquer vos renseignements personnels à d’autres tiers dans certaines éventualités spécifiques, toujours dans les limites autorisées par la loi ou après avoir obtenu votre consentement, par exemple :

• Dans le cadre d’une transaction commerciale (une fusion, une acquisition par une autre entreprise, l’obtention d’un prêt ou d’un financement par exemple); 
• En cas d’insolvabilité ou de faillite.

Vos renseignements personnels peuvent-ils être communiqués ou conservés à l’extérieur du québec ou du canada?

Oui. Il est possible que les sous-traitants avec qui nous faisons affaire ainsi que les autres tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels exercent des activités à l’extérieur du Québec et du Canada.

Dans tous les cas où nous communiquons vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou du Canada, nous nous assurons que vos renseignements personnels sont traités de manière sécuritaire et en conformité avec la présente Politique et qu’une entente écrite existe avec la tierce partie relativement au traitement de vos renseignements personnels. De plus, avant de communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin d’évaluer notamment les risques inhérents à la communication ainsi que le régime juridique applicable de l’État où vos renseignements seraient communiqués. 

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés uniquement pendant la période nécessaire pour satisfaire aux finalités prévues à l’article 2 de la Politique ainsi que pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Nous avons mis en place des procédures et politiques internes afin de nous assurer que vos renseignements personnels soient assujettis à un calendrier de conservation déterminé et qu’ils soient détruits de manière sécuritaire.

Pour toutes questions concernant la conservation de vos renseignements personnels, nous vous invitons à contacter notre Responsable PRP aux coordonnées prévues à l’article 9.

Tel que mentionné à la section précédente, il est possible que vos renseignements personnels soient conservés à l’extérieur du Québec et du Canada. Nous vous assurons que le lieu de conservation de vos renseignements personnels n’affecte pas la protection et la sécurité de ceux-ci. Nous vous renvoyons à l’article 4 pour plus de détail.

Quels sont vos droits concernant vos renseignements personnels?

Accès à vos renseignements personnels

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous avez le droit de demander une copie des renseignements personnels que nous conservons à votre sujet ou de consulter ceux-ci. Vous pouvez exercer votre droit d’accès en communiquant avec notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9. De plus, notez également que :

• L’accès à vos renseignements personnels est gratuit. Dans certaines circonstances, notamment si la demande est excessive ou sans fondement, nous pouvons toutefois exiger certains frais d’administration aux fins de la transcription, la reproduction, la transmission de vos renseignements personnels aux si vous souhaitez des copies supplémentaires. Nous vous informerons de ces frais le cas échéant avant de donner suite à votre demande; 
• Nous répondons généralement à toutes les demandes d’accès dans les 30 jours suivants la réception de toute information nécessaire. Lorsque nous ne sommes pas en mesure d’accorder l’accès, ou si un délai supplémentaire est requis pour satisfaire à une demande, nous vous en informerons par écrit.

Rectification vos renseignements personnels

Si vous considérez que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, vous pouvez les rectifier en communiquant avec notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9. Il est de votre responsabilité de nous informer de tout changement dans vos renseignements personnels afin que nous puissions nous assurer de maintenir vos renseignements personnels à jour.

Obtenir des renseignements sur le traitement de vos renseignements personnels  

Vous avez le droit d’obtenir des informations supplémentaires liées au traitement de vos renseignements personnels. Si vous ne trouvez pas la réponse à vos questions dans la Politique, vous pouvez joindre notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.

Être informé si vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé 

Si nous utilisons vos renseignements personnels afin de rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, nous vous en aviserons au plus tard au moment où nous vous informerons de la décision. Dans un tel cas, vous avez également le droit, sur demande :

• d’être informé des renseignements utilisés pour rendre la décision;
• des raisons ainsi que des principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision; et 
• de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre la décision;
• de présenter vos observations à un membre de notre équipe en mesure de réviser la décision le cas échéant.

Vous pouvez vous prévaloir de ce droit en communiquant avec notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.

Retirer votre consentement

Lorsque vous donnez votre consentement pour des fins secondaires, c’est-à-dire des fins qui ne sont pas essentielles pour vous offrir nos services, vous pouvez le retirer en tout temps, et ce sans conséquence.

Cependant, si vous refusez de nous fournir des renseignements personnels nécessaires à la fourniture de nos services ou nécessaires en vertu de la loi, il est possible que nous ne soyons plus en mesure de vous fournir certains de nos services. Dans ce cas, nous devrons peut-être annuler notre engagement envers vous. Vous serez toutefois informés de la survenance d’une telle situation.

Insatisfaction en lien avec la gestion de vos renseignements personnels 

Pour toutes question, préoccupation ou insatisfaction en lien avec la présente Politique ou en lien avec la gestion de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre Responsable PRP aux coordonnées fournies à l’article 9.

Comment contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels?

La protection de vos renseignements personnels nous tient à cœur. Nous avons nommé un Responsable PRP qui veille au respect et à la mise en œuvre de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre à l’aide des coordonnées suivantes :

Responsable PRP
6385, 3E AVENUE EST, Bureau 100

Québec, Québec, G1H 3K9

Tél. : (581) 991-7758
info@zerodette.com

Mise à jour de la politique

La présente Politique prend effet à la date mentionnée en haut de la page et remplace toutes les versions antérieures. L’historique des versions précédentes de la Politique peut être obtenu par une demande auprès de notre Responsable PRP.

La Politique est susceptible de faire l’objet de mises à jour à notre entière discrétion en fonction de l’évolution de nos pratiques et de la législation en matière de protection des renseignements personnels. Lorsque la Politique sera mise à jour, les modifications seront portées spécifiquement à votre connaissance et un avis sera disponible sur la page d’accueil denotre Site Web. Lorsque les modifications sont d’une nature importante ou qu’elles requièrent votre consentement, nous vous en informerons par courriel si nous possédons votre adresse courriel.